Informativa ai Clienti Conduttori (anche potenziali) sul Trattamento Dati Personali ai Sensi del D.LGS 196/2003 e del Regolamento UE 2016/679 per il Noleggio Operativo di Beni Strumentali

In osservanza a quanto previsto dal D. Lgs. 30 Giugno 2023 n. 196 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), nonché dagli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 del 27 Aprile 2016 (“Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – di seguito, per brevità “Regolamento UE”), vi informiamo che la Società GCG S.p.A. con sede legale in Foro Bonaparte, 68, Milano 20121, in qualità di titolare del trattamento (di seguito anche la “Società” o il “Titolare”) tratta i Vostri dati personali nell’ambito delle attività di gestione del rapporto pre-contrattuale, istruttoria, negoziazione, stipula ed esecuzione del contratto di locazione, nonché – previo consenso dell’interessato – per finalità di marketing.

 

 

1. Natura e fonte dei dati trattati

GCG S.p.A. tratta i dati anagrafici e di contatto del Cliente/Conduttore, degli amministratori e di tutti i dipendenti e collaboratori da questi eventualmente coinvolti nelle attività di stipula ed esecuzione del contratto.

Nell’ambito dell’attività di istruttoria e di gestione del rapporto GCG S.p.A. può inoltre trattare dati relativi agli incarichi ricoperti dai soci, amministratori, procuratori e legali rappresentanti del Cliente/Conduttore, nonché dati relativi all’affidabilità patrimoniale (reddito, beni posseduti, merito creditizio, protesti o pignoramenti subiti, verifica di idoneità ai requisiti di GCG S.p.A., ecc.) del Cliente/Conduttore stesso e di eventuali garanti o di altri co-obbligati.

I dati da noi trattati possono essere forniti direttamente dal Cliente/Conduttore, mediante l’invio di documenti e/o la compilazione di form e moduli, o – nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa – possono essere raccolti presso altri Titolari del trattamento (ad esempio Camera di Commercio, sistemi di informazioni creditizie, ecc.).

 

2. Finalità dei trattamenti, basi giuridiche e tempi di conservazione

I Vostri dati vengono trattati per le seguenti finalità:
A – Per dare corso alle richieste inoltrate da potenziali Clienti/Conduttori, anche mediante il nostro sito web, prima della stipula del contratto e dell’inizio formale della pratica di istruttoria, ivi incluse attività di contatto dei potenziali Clienti dietro loro espressa richiesta;
B – Per valutare l’affidabilità del potenziale Cliente/Conduttore, per valutare l’opportunità per la Società di stipulare il contratto e per determinare le condizioni del contratto stesso;
C – Per la gestione dei rapporti pre-contrattuali e contrattuali con Voi in essere e per i conseguenti adempimenti agli obblighi amministrativi, fiscali e legali, nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti finanziari e commerciali e per esercitare o far valere un nostro diritto.
D – Per finalità quali analisi interne, rilevazione di indicatori statistici, di soddisfazione del cliente e dell’efficacia della gestione dei rapporti commerciali. Salva la facoltà per il Cliente di opporsi, inoltre, i dati potranno essere trattati per contattare il Cliente nell’ambito di iniziative di Customer care e Customer satisfaction, incluse indagini e sondaggi volti a misurare il gradimento dei Clienti per i servizi del Titolare.
E – Subordinatamente all’espresso consenso dell’interessato, per l’invio di informazioni commerciali e promozionali, e iniziative di vendita diretta (complessivamente definite “attività di marketing”).

Per la finalità di cui alla lettera A i dati saranno trattati per un periodo di 45 giorni a decorrere dall’ultima comunicazione, richiesta o contatto inviato tramite qualsiasi canale dal potenziale Cliente.

Per le finalità di cui alle lettere B e C i dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto precontrattuale (fase di istruttoria) e contrattuale; nel caso in cui si giunga alla stipula del contratto, i dati saranno trattati per tutta la durata del contratto stesso e per ulteriori 10 anni dalla cessazione del rapporto; nel caso in cui non si giunga alla stipula (ad esempio per esito negativo della pratica di istruttoria, per rinuncia del Cliente, ecc.) i dati saranno conservati per un periodo di 1 anno a decorrere dal termine della fase di valutazione pre-contrattuale.

Per la finalità di cui alla lettera D i dati saranno trattati sino alla cessazione del rapporto contrattuale, salva eventuale opposizione del Cliente stesso.

Per la finalità di cui alla lettera E i dati saranno trattati sino alla revoca del consenso, e comunque – salvo un rinnovo espresso del consenso – non oltre un periodo di due anni dalla cessazione del rapporto pre-contrattuale o contrattuale.

Con riferimento alle finalità di cui alle lettere A e B, la base giuridica del trattamento è la necessità del trattamento stesso per l’adozione di misure precontrattuali richieste o per l’esecuzione del contratto.

Con riferimento alle finalità di cui alla lettera C, la base giuridica del trattamento è la necessità del trattamento stesso per l’esecuzione del contratto o per l’adozione di misure precontrattuali richieste, nonché l’obbligo di legge per quanto riguarda gli adempimenti legali, fiscali, contabili e di controllo imposti dalla legge e da normative di settore; infine, con riferimento specifico ai trattamenti necessari a esercitare diritti del Titolare e/o a gestire eventuali contenziosi, la base giuridica è il legittimo interesse.

Con riferimento alle finalità di cui alla lettera D, la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare a realizzare le attività di analisi interna, di Customer care e Customer satisfaction.

Con riferimento alla finalità di cui alla lettera E la base giuridica del trattamento è il consenso dell’interessato. Il consenso potrà essere conferito, negato o revocato discrezionalmente dall’interessato mediante un apposito form sul portale web del Titolare, o scrivendo all’indirizzo privacy[at]gcgspa.it . In ogni caso alcun trattamento per finalità di marketing sarà effettuato prima che l’interessato abbia espresso la propria preferenza sul punto.

 

3. Modalità del trattamento

Ogni trattamento avviene nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 5 e 6 del Regolamento UE e dal Codice Privacy, con adozione delle misure di sicurezza appropriate.

Il trattamento dei dati avviene mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato sia mediante supporti cartacei, sia attraverso l’ausilio di strumenti informatici ed elettronici, ad opera di soggetti a ciò appositamente incaricati.

 

4. Profilazione e processo decisionale automatizzato

Con riferimento specifico ai trattamenti svolti per le finalità di cui al punto 2B – e, in dettaglio, per svolgere la pratica di istruttoria e decidere se addivenire alla stipula del contratto – si segnala che, per i contratti di valore inferiore a € 15.000,00, la decisione potrà avvenire in base alla profilazione dell’interessato e a un trattamento automatizzato dei suoi dati.

La base giuridica del trattamento è la sua necessità per la conclusione del contratto.

La profilazione dell’interessato è limitata all’assegnazione di un punteggio volto a identificare il potenziale rischio di insolvenza, ed è basata su informazioni relative alla solidità patrimoniale e all’affidabilità del Cliente e del Fornitore coinvolti nel contratto (ad es. bilancio annuale, eventuali procedimenti esecutivi subiti, numero di interrogazioni recentemente subite, ecc.). Il profilo non viene comunicato a terzi o utilizzato per finalità diverse dalla decisione sulla stipula del contratto.

La decisione automatizzata è fondata sulle suddette informazioni (acquisite da fonti affidabili e qualificate), secondo logiche di valutazione del rischio conformi alle migliori pratiche del settore.

Le potenziali conseguenze negative derivanti all’interessato dalla decisione automatizzata sono il rifiuto, da parte del Titolare, di concludere il contratto di noleggio nei casi in cui il livello di rischio rilevato sia superiore alla soglia di accettabilità definita dal Titolare stesso. In tale ipotesi l’interessato ha sempre facoltà di chiedere la revisione della pratica da parte di un operatore umano.

Per chiedere l’intervento umano da parte di un operatore del Titolare, per esprimere la propria opinione o per contestare la decisione, l’interessato può contattate il Titolare all’indirizzo privacy[at]gcgspa.it

 

5. Ambito di comunicazione e diffusione

Salvo i casi indicati di seguito, i Vostri dati saranno trattati per finalità interne e non verranno pubblicati o divulgati a soggetti esterni indeterminati.

I Vostri dati saranno pertanto trattati direttamente dalla Società, in qualità di Titolare del trattamento, tramite proprio personale debitamente autorizzato.

Nei limiti di quanto si renda necessario per instaurare o gestire il rapporto, o fruire di servizi esterni, i dati potranno essere trattati da soggetti determinati, esterni alla Società, che operano in qualità di suoi responsabili del trattamento o in qualità di titolari autonomi, come, a titolo esemplificativo:

• società del Gruppo GCI nell’ambito della fruizione di servizi intragruppo e per fini di rendicontazione e controllo interno;
• fornitori dei beni oggetto di locazione;
• mediatori commerciali, agenti e partner commerciali coinvolti nelle trattative per la stipula del contratto di locazione o nella gestione del contratto stesso;
• soggetti che hanno necessità di accedere ai Vostri dati per finalità ausiliarie al rapporto che intercorre tra Voi e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti loro affidati (ad es. istituti di credito, assicurazioni, spedizionieri);
• professionisti dai noi incaricati per lo svolgimento di attività inerenti ai rapporti contrattuali tra Voi e noi (ad es. avvocati, commercialisti);
• soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra Società, previ accordi che impongano il dovere di riservatezza e sicurezza nel trattamento dei Vostri dati;
• società di factoring o altre società a cui sia ceduto il credito vantato dal Titolare e/o il relativo contratto.

6. Natura del conferimento dei dati

Con riferimento alle finalità di cui ai punti 2A, 2B e 2C, l’eventuale rifiuto da parte dell’interessato di conferire i dati personali può comportare l’impossibilità (parziale o totale) di dare seguito alle richieste del cliente, ovvero di istruire, stipulare e dare corretta esecuzione al contratto, o potenzialmente di adempiere a obblighi di legge. In tali evenienze, ferma restando la facoltà dell’interessato di non conferire i propri dati, il Titolare si riserva di non instaurare, sospendere o interrompere il rapporto contrattuale, nella misura in cui ciò si renda necessario.

Con riferimento alle finalità previste al punto 2D e 2E, il conferimento dei dati ha carattere interamente facoltativo.

 

7. I Vostri diritti

La normativa sulla tutela dei dati personali (Codice della Privacy e artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) garantisce all’interessato il diritto di essere informato sui trattamenti dei dati, nonché il diritto di chiedere l’accesso in ogni momento ai dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica. Nel caso di decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato l’interessato ha diritto, su richiesta, a ottenere l’intervento umano da parte di un operatore del titolare, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.

Nei limiti previsti dalla normativa l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei dati, all’opposizione al trattamento.

Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare in ogni momento il consenso prestato, senza pregiudicare le attività di trattamento svolte prima della revoca.

Per l’esercizio dei propri diritti, nonché per informazioni più dettagliate circa i trattamenti dei dati, l’interessato può rivolgersi a GCG S.p.A. scrivendo alla casella di posta elettronica: privacy[at]gcgspa.it o al Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo dpo[at]gcgspa.it

Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali, o adire le opportune sedi giudiziarie.

 

8. Trattamento dei dati di terzi

Il Cliente/Conduttore è informato che, qualora si avvalga di propri dipendenti o collaboratori nel dare esecuzione al rapporto contrattuale, o nei casi in cui in fase di istruttoria e stipula siano coinvolti amministratori, soci, garanti o altri co-obbligati del Cliente/Conduttore stesso, i dati personali di questi soggetti potranno essere trattati da GCG S.p.A., sempre in qualità di Titolare del trattamento, per le finalità di cui al punto 2. Tali trattamenti hanno le medesime finalità, modalità e tempi di conservazione dei dati descritti nella presente informativa; in relazione a tali trattamenti, inoltre, i soggetti interessati vantano i medesimi diritti individuati al punto 7.

Il Cliente/Conduttore si obbliga a informare correttamente i soggetti sopra individuati in merito a tali trattamenti, anche mediante la consegna agli stessi della presente informativa.

 

9. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei Vostri dati personali è GCG S.p.A., con sede in Milano 20121, Foro Bonaparte, 68 tel. +39 02 9009 2830, e-mail privacy[at]gcgspa.it. il Responsabile della Protezione dei Dati può essere contattato all’indirizzo dpo[at]gcgspa.it.